Elektronika dokumentoj inter organizoj: kiel ĝi funkcias?

Elektronika dokumenton mastrumado (EDM) - rapida maniero por dividi informon bazita en la uzo de elektronikaj dokumentoj kun virtualaj subskriboj. Li delonge estis rekonita en la evoluintaj landoj de la mondo kiel efika ilo por la funkcia negoco.

koro

Elektronika dokumentoj inter organizoj - aro de procezoj por krei, prilaborado, administrado, transporto, akiraĵo, bontenado, uzon kaj detruon de dokumentoj. Ĉiuj tiuj procezoj estas efektivigitaj post kontroli la integrecon kaj konfirmon de ricevo de la dokumentoj.

Reguloj de dokumentoj cirkulado inter juraj entoj okazos per interkonsento de la partioj. La interŝanĝo de informoj estas efektivigita per telekomunikadoj instalaĵoj kaj dokumentoj stokitaj sur elektronikaj amaskomunikiloj. Breto vivo de la librotenado informo devus superi tion, kio estas metita ĉe la leĝdona nivelo.

Organizoj povas interkomuniki formala kaj neformala dokumentoj kun la subskriboj de la partoprenantoj. En la negoco sektoro tio eble inkludas: fakturoj, interkonsentoj, fakturoj, kontraktoj, interkonsentoj, ordonoj, avizojn, potencoj de advokato, ktp Informoj povas esti transdonitaj en la formo de teksto, tabular kaj grafika dosierojn.

La celo de la enkonduko de EDI

A antaŭkondiĉo por la enkonduko de EDI eblas:

• redukto de rutino laboro;
• redukto de perdo de dokumentoj;
• "Travidebla" laboro kun dokumentoj;
• pliigi efikeco disciplino - sciigo de la dokumentoj ene de specifa tempo, ktp ...

Inter la kvanta celoj povas esti identigitaj jene:

• Reduktante la tempo por prilabori la dokumento 10 fojojn.
• Redukto de la oficejo elspezoj en duono.

Elektronika dokumentoj inter organizoj: kiel ĝi funkcias

Konforme hejma juro, elektronikaj dokumentoj inter organizoj estas efektivigita kun la konsento de ambaŭ flankoj. Por datumoj interŝanĝo, estas necese, ke ĉiuj partoprenantoj estis konektita al la teamo de la operatoro. Tuj poste, la uzanto bezonas sendi peton por aldoni al la listo de counterparties. Post konfirmo sistemo partoprenantoj povas komuniki.

EDI modulo devos plenumi la sekvajn funkciojn:

• Invitu counterparties interŝanĝi datumojn.
• Generi adreslibro.
• Integriĝo kun librotenado programaro kiel 1C.
• Subskribi kaj ĉifri dokumentoj.
• Strukturo korespondado.
• Monitori la statuson de la literoj.

Elektronika dokumenton inter organizoj portis uzante atestilojn. Konektado al servanto kaj autenticación estas farata per persona registrita cifereca. Elektronika subskribo estas eldonita al ĉiu uzanto de la sistemo, stokita sur elektronikaj amaskomunikiloj protektitaj kaj Token PIN kodo. La uzanto devas eniri ilian pasvorton al la persona oficejo. Nur post ke ĝi havos aliron al siaj dokumentoj.

Komenci procezon de interŝanĝo povas ajna membro de la organizo, konektita al la sistemo. Antaŭ vi sendi dokumenton al alia partio, ĝi devas esti subskribita kun elektronika subskribo. Tiu operacio estas farita per "Crypto" programo. La dokumento estas sendita pere EDI. entrepreniston oficisto ricevas sciigon de nova dokumento. Se li akceptas ĝin, li ankaŭ metas EDS. Se vi volas fari ŝanĝojn al la dokumento, ĝi kreas lian novan elektronika versio. Post kompletigi redaktado vi volas ŝpari ajnan ŝanĝojn uzante la elektronika subskribo. La dokumento tiam estas sendita al la ŝanĝoj al la counterparty. Kie necese fari elektronika trafaj informoj.

Se vi volas denove fari ŝanĝojn, tiam la tuta proceduro estas ripetita denove. Se asertojn al la nova versio ne ĉeestas, la dokumento estas respektata. La fina specimeno estas konsiderata esti subskribita de du elektronikaj subskribon. Ce dokumenton versioj stokita en la servanto kaj estas havebla por spektado. Iam la specimeno donas la statuso de la fluo, ŝanĝi la dokumenton ne funkcios. Frustrita kontraktoj donitaj la statuso "Nuligita". Jen kiel fari elektronikaj dokumentoj inter organizoj.

ekipaĵo

Kio necesas por elektronikaj dokumentoj inter organizoj? Unue, vi devas elekti retkonekto kaj instali specialan programaron por interŝanĝi informon. Due, unu kun la counterparty per kiu la organizo intencas konduki retmesaĝoj, vi devas subskribi la "Traktato por la interŝanĝo de elektronikaj dokumentoj."

Ĝi estas ankaŭ necesaj por establi EDI servilo sur kiu stoki ĉiujn dokumentojn. Ĝi povas esti tiel kliento ekipaĵo, kaj "nubo" stokado. Aliro al datumoj de ekster la sistemo tra la apliko, kiu estas instalita en la teamo la organizo. Komputila interago kun la servilo estas farita super HTTP kun nedeviga SSL ĉifrado 128. Aliro al dokumentoj efektivigas nur tra la interfaco de la apliko kaj post pasi la atesto.

EDC projekto

procezo aŭtomatigo projekto povas daŭri de pluraj monatoj al pluraj jaroj. Termino rekte dependas de la kvanto de procezoj kiuj bezonas aŭtomatigo, rimedo kaj financa kapablo de la organizo. MALLONGA cirkviton efektivigado EDC jene:

• Kreon de laborgrupo.
• Formado de celoj, templimoj kaj buĝeto.
• La studo de ekzistantaj procezoj.
• Evoluigi laboron.
• Vyrob EDI sistemo.
• Subskribante la interkonsento sur la efektivigo de la ESTU.
• Adopto de la reguligo.
• Kompletigo de sistemo dosierujoj.
• bastonon trejnado.
• Efektivigi provoj preliminares.
• La teksto pri la efektivigo de la ESTU ordo.
• Pluevoluigo de programaro kaj laboro reguloj.
• La ĵeto de la piloto projekto.
• Grandskalan transiro al EDI.

EDI efektivigo eraroj

En la procezo de aŭtomatigo de la dokumentoj devus esti donita specialan atenton al la procezoj en kiuj la leĝo postulas la ĉeeston de papero portanto. Duobligi papero dokumentoj elektronike estas neebla. Ĉi signife malrapidiĝas la procezo de laboro kaj kaŭzi negativan sintenon al aŭtomatigo en la tuta procezo. Por la efektivigo de duobla laboro neniu pagas.

En la procezo de implementar la nova regularoj devas esti evoluigita labori kun dokumentoj, trajno bastonon, kaj nur tiam entrepreni plena efektivigo. Tio povas esti atingita nur se por transdoni al dungitoj la avantaĝojn de uzi novajn teknologiojn.

Alia populara eraro - kompatinda studo al ESTU postulojn. Se uzantoj devas labori en unconfigured sistemo, tiam la procezo EDI diferencas de tiu adoptita en la organizo.

Elektronika dokumentoj inter organizoj: la por kaj kontraŭ

avantaĝojn:

• Redukto plusendi la originalan dokumentojn per poŝto kostoj.
• Konservu spaco por la stokado de dokumentoj. Ĝi estas ĉiuj stokitaj en elektronika formo.
• Facila uzi. Sendado de la dokumento estas farita el unusola loko. Rapida serĉo de dokumento portita per la statuso (sendita, ricevita kaj akceptita de r. D.).
• Tuja livero. Ĉiuj informoj akiras sendita al la ricevanto post kelkaj sekundoj.
• La dokumento ne povas esti perdita ĝis la expiry de lia stokado en la sistemo.

malavantaĝoj:

• Por uzi la produkton vi devas aĉeti licencon kiu kostas monon.
• Komuniki ofte nur inter partoprenantoj de la sama sistemo.
• Elektronika dokumentoj inter organizoj en 1C aŭ uzante ajna alia programaro diferencas de la antaŭe uzata skemo. Kun la enkonduko de la nova algoritmo, ĉiuj oficistoj havas demandojn pri la konduto de negoco.
• Teknikaj ekipaĵon. Antaŭ la enkonduko de EDI organizo bezonas aĉeti equipamiento kaj prepari personaron por administri la novan sistemon.
• EDM estas farita uzante la elektronika subskribo, la valideco de kiu estas 1 jaro. Estas necese por monitori kaj senprokraste ĝisdatigi la atestiloj. Ĝi estas ankaŭ necesaj por kontroli la agoj de entreprenistoj atestilojn, por eviti problemojn kun la impostoj.

laŭleĝa reguligo

Kio normativa agoj reguligita elektronikaj dokumentoj inter organizoj? Rusa leĝaro inkludas la Federacia Leĝo №63 «La elektronika subskribo", la reguloj de la dokumentoj en la Federacia Imposta Servo estas registritaj en la ordo de la Ministerio de Financo nombro MMV-7-2 / 168. Organizoj La EDI inter ordonojn surbaze de Financo № 50n. Kondiĉoj de primara librotenado dokumentoj interŝanĝas en elektronika formato preskribita en la Federacia Imposta Servo Ordo nombro MMV-7-6 / 36 @. Ĉiuj telefonistoj en la EDM procezo aktivecoj devus esti gvidita de la Ordo de la Federacia Imposta Servo № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronika dokumentoj inter organizoj "VLSI" donas klientojn la sekvajn avantaĝojn:

• Povas sendi dokumentojn al ajna organizo kiu registras en la teritorio de la Rusa Federacio. Se la counterparty ne estas partio al la "VLSI" sistemo, la oficisto simple kontaktu kun reprezentanto de la organizo kaj sendos gxin al e-poŝto invito por partopreni en la sistemo. Tuj post la konfirmo de la interŝanĝo de informo inter la partoprenantoj estos efektivigita sen intermediarios.
• Instali programaron en komputilo ne estas necesa. Sufiĉe havi aktualan version de via retumilo kaj Interreta aliro.
• Labori kun la datumoj ne bezonas specialan programon. Se la raporto estis origine preparita en la triaj programaro, kiel 1C, eblas agordi la integriĝo kun "VLSI" sistemo.
• La norma formo de la dokumento ne estas difinita. Vi povas sendi tekston, kalkultabelo dosierojn, bildojn ktp. D.

SKB "Kontur"

Unu el la unuaj programistoj en Rusio ankaŭ okupiĝis pri la provizo de equipamiento, tra kiu la elektronika dokumentoj inter organizoj. "Konturo" DiaDoc disvolvis sistemon per kiu la interŝanĝo de elektronikaj dokumentoj. Karakterizaĵo de la sistemo estas ke aliro al la datumoj povas esti ricevita dum eksterlande. Tiucele la firmao evoluigis la roaming tarifoj. Se dezirata, simio aliro datumoj tra API.

Kion vi bezonas?

Konekti EDI, firmaoj devas aĉeti:

• licenciada programaro;
• servilo;
• ĝisdatigi teamo;
• trajno bastonon;
• personecigi kaj integri ECM por uzo kun internaj aplikoj.

Tia investoj devas efektivigi por konekti la elektronikaj dokumentoj inter la organizo? La inkludo en la kosto de konsultado de la teknika subteno, kaj programaro ĝisdatigoj SED - la dua etapo de investo. Tiuj kostoj devos pagi monata.

konkludo

Por anstataŭigi papero bazita retpoŝta alvenas. Ĝi ne nur reduktas la koston de la organizo por realigi la procezoj, sed ankaŭ pliigas la efikecon de la negoco kiel tuto. Por EDI sukcese funkcias, vi devas klare formuli la celojn kaj efektivigo de la sistemo por ĝustigi la teamon ĝuste.