Kio estas elektronika oficejo?

Kio antaŭ 10 jaroj similis escepton al la reguloj, hodiaŭ ĝi fariĝas la normo. Ĉi tio aplikas al tiom da areoj de homa vivo, precipe la komerca sfero.

Antaŭ ĉio, kiom ajn rapide progresis progresinta, la dokumentoj estis kaj daŭre tre gravas, eble eĉ la plej grava parto de ekonomiaj kaj komercaj agadoj, kaj de granda entrepreno kaj privata entreprenisto, kiu eĉ ne havas dungitojn. Elektronika klerika laboro - termino pli uzata en ĉiuj aktivecoj kaj neniu surpriziĝas.

Kial? Ĉar la dokumentoj laŭvorte registras la tutan procezon de aktiveco, la tutan kvanton da informoj necesa por efika laboro.

Laborante kun dokumentoj, precipe kun siaj grandaj volumoj, longe iĝis speco de stumblingvo kaj ekskuzo pri ŝercoj, ambaŭ gajaj kaj ne tre.

La perdo de dokumentoj, trompoj kaj eraroj en sia dezajno fariĝis propraj malgajaj tradicioj. Por maksimume eviti la supre problemojn kaj rapidigi la procezon de dokumentado, la plejparto de grandaj kaj mezgrandaj entreprenoj ĵus movis aktive al elektronika dokumenta administrado kaj elektronika registra administrado en lia aro.

Ĉi tiuj du konceptoj, kvankam ili fluas unu de la alia, sed ankoraŭ ne estas la samaj. Oficeja laboro estas la procezo rekte krei dokumenton kaj organizi laboron kun ĝi: plua serĉado, stokado kaj kontrolo de movado.

Same, la procezo de movado estas kutime nomata dokumenta cirkulado: de la momento de kreado aŭ ricevo de la dokumento ĝis la fino de laboro kun ĝi.

Ĉi tiu tre laboro estas kontrolita, kiel ĝi estis, per tiu procezo, kiu estas nomata klerika laboro.

Oficiale, ĉi tiu terminologio sonas iom timiga, kaj en grandaj entreprenoj, la multe da papero-dokumentado aspektas ĝuste kiel ĉi tio, kaŭzante multajn problemojn, grandajn kaj malgrandajn. Kaj tio estas kio faras eĉ la plej konservativajn gvidantojn traduki siajn rekordojn en elektronikaj reloj kovrante la tutan procezon de "de kaj al."

Sed, rezultis, fari tion en la landoj de la post-sovetia spaco ne estas tiel facila! Dum longa tempo, elektronika oficejo unuflanke estis bonvenigita, aliflanke ĝi ne havis sufiĉan leĝan forton. La situacio estis tre faciligita per la enkonduko de la elektronika subskribo, kiu fariĝis, kvazaŭ, garantio de la aŭtentikeco kaj korekto de la dokumento.

Teknikaj malfacilaĵoj ankoraŭ tre multe. Komencante de softvaraj misfunkciadoj kaj finante kun la interna politiko de diversaj (speciale privataj) entreprenoj. Antaŭ ĉio, por la korekta interŝanĝo de dokumentoj en elektronika formo, ambaŭ kompanoj devas funkcii tiel, kio en la praktiko ne ĉiam okazas.

Pro ĉi tio, kaj ankaŭ pro la konservativa deziro "heĝi" ofte elektronikaj dokumentoj starigas sur la bretoj en la formo de iliaj paperaj kopioj. Sed ankoraŭ, ili rimarkinde malpli. Kaj ĉi tio, kune kun la aŭtomatigo krei dokumenton kaj faciligi la kontrolon de sia movado, faras la tutan procezon de la agadoj multe pli rapide, kaj sekve efika. Krome, ĝi signife ŝparas spacon en la ĉambro.