Filing dokumentoj. Kiel enarkivigi la dokumentojn?

Antaŭ enirado de la dokumentaro necesa plej aktuala konatiĝo kun la granda nombro da necesaj instrukcioj pri temoj de dokumentoj kaj rekordoj administrado. Ĉi tiuj normoj - estas kompleksaj kaj enhavas grandan nombron de diversaj malgrandaj detaloj kaj nuancoj. Kiel Hem dokumentoj angulo? Kiu enhavas lerta fiksita? Ĉu mi povas kudri librotenado dokumentoj termoperepletnoy maŝino? Komencanto klerikala laboristo havas ion por frakasi la kapon.

Pushover?

Al unua vido, la procedo de registriĝo de la kazo kaj metante ĝin en la arkivo tute simpla, sed la praktiko montras la malon. En kazo de malobservo de iu el la reguloj de la institucio de oficejo rifuzos akcepti komerco-papero, kaj vi devas komenci la laboron denove. Se tia situacio okazis en via vivo, legu nian artikolon - ni provos ordigi tiun temon.

Kial sutured dokumentoj? Ĉu estas regularoj sub kiu tiu procedo estas reguligita? Jes, kaj ili estas multaj. Ni parolas ĉefe pri la metodika rekomendoj sur kazo mastrumado, kiu estis aprobita en decembro 2009, la ordo de la Ŝtato Arkivo. En la dua vico - sur GOST 51141, dediĉita al arĥivo negoco kaj oficejo mastrumado kaj enhavas ĉiujn necesajn difinoj kaj terminoj. Krome, estas aliaj juraj normoj, laŭ kiuj la trans-ligitaj dokumentado.

Ni komencu per la kovrilo

Se la teatro komencas kun vestarko, tiam nia procedo - ne nur kun la kovrilo. Kaj la elekto de kartono "krusto" - unu el la unuaj taskoj en la procezo de "pakita" de la dokumento. Al unua vido, vi ne trovos diferencon inter la multaj ekzistantaj varioj. Sed rigardante pli proksime, vi komprenas, ke la kovrilo estas normo, ne-norma, kaj estas uzataj por longtempe stokado.

Plej ofte oni povas renkonti norma kovrilo formato 229h324 mm. Ĝi aplikas en ĉiuj kazoj kie la samplograndeco stapled folioj. Se ial la dokumento havas sufiĉe specifa kaj aspekto parametroj, postulas ne-norma variaĵo kovrilo. Iru al daŭri la menso raportas ke en kiu la dokumentoj estas stokitaj de 25 jaroj aŭ pli.

Sub leĝo, tiaj kovriloj estas faritaj nur el solida kartono pro signifa laborista vivo. Rimedoj devus esti uzataj por konservi la propran dokumenton tipo kaj ĝia taŭgeco por uzo post grava periodo de tempo. Dokumentoj destinitaj por livero en la Ŝtata Arkivo, stokita en kovrilo farita el materialo kiel la acida-libera kartono.

Ni parolu pri la nombro de folioj

Antaŭ fajlas la ĝusta dokumentoj fadenoj, ĉiu el kiuj estas postulataj por esti aldonita en la ĝusta sinsekvo. Tiam nombranta procedo farita fare convencional simpla krajono. La ĉefa regulo estas - ĝi estas numerita listoj anstataŭ dokumenton paĝoj. Araba numeralo aligita al ĉiu folio en la supra dekstra angulo. Krome, niaj markoj estas ne postulita al "rampi" en la teksto. Per totala nombro de folioj ne aplikeblas inventaro dokumentoj.

Kio subtilaĵoj ekzistas en la kalkulado? Se la nombro de malfiksas-folio dokumentoj inkludas leteron aŭ iu tia, unue numeritaj de envolvaĵo, tiam turni - ĉiu enigita en liaj folioj. Se la nombro de alvenantaj unuoj - super 250, faris al fendi ĝin en plurajn volumoj. Kaj ĉiu el ili havas sian propran kalkulon.

Interne arkivo negoco dokumentoj povas ĉeesti, kiu havas proprajn apartajn paĝon nombroj, ekzemple, la publikigado de periodaĵoj. Tamen, procesante la kazo en la arkivoj, ili numeritaj de, inter aliaj, sen perturbi la ĝenerala ordo.

Se nestitaj listo estas granda formato, ĝi decidis pligrandigi kaj la cifero en la supra dekstra angulo. Ĝi estos provizita libera aliro al la teksto. Se sur iu ajn el la folioj batitaj fragmentoj de la neeblo de ilia disiĝo, ĉiuj ĉi tiu pack estas numerita kiel tiu. En ĉi tiu kazo, estas certe kompili inventaron de ĉiu el la gluita pecoj, kio estas sur la dorso aŭ sur la liberan spacon. Indiko de la almetita dokumenton certecon devus esti skribe aŭ en la notoj al la tuta inventaro de indiki la nomon. Plej ofte tiuj investoj estas sendependa ĉekojn, deklaroj aŭ bildojn.

Bugs kaj listo de dokumentoj

En la kazo kiam en la kurso de operacio permesis iun ne tro grava eraro (ekz, saltis la paro de folioj) anstataŭ la tuta tabelo denove renumerado povas uzi literon designación. En ĉi tiu kazo, la nombroj sur la alia folioj ne estas ŝanĝita. Elimino de tiaj eraroj eblas nur sur interkonsento kun la arkivo bastono. Se la detektita malneta eraro, la dokumento estos numerita denove. La malnova nombroj dum transiri ekstere kiel milde kiel eble, kaj skribu novajn. En ĉi tiu kazo, la ĝisdatigita nombranta denove supozeble certecon aliĝon.

Sen la inventaro vi ne arkivado ne akceptita. La informo enhavis en tio, ĉar la nomo de la dokumento, la dato de desegno, komentario kaj rekte tabelo montras la numerojn de serio de folioj, la nombro de notoj kaj (se necese). Kompletigis ĉiujn informojn pri la nombro de dokumentoj en la formo de nombroj, duobligitaj vortojn, tiam ĉiu legalizita de la Komizo kun detaloj Nomo

Kiel enarkivigi la dokumentojn fadeno

Ekde la crosslinking procedo devus certigi ke ĉiuj necesaj materialoj kaj iloj ĉemane. Krom sia propra negoco bezonas alenon kudrilo, kartono por registranta dokumentojn kaj specialaj fadenoj. Kiel la lasta ŝtrumpo banko Bramante, severa aŭ proshivnymi fadeno L-210. Lasta speco uzata por la bezonoj de la oficejo pli ofte.

Komence de la dokumento estas eltiritaj de ajna papero klipoj aŭ aliaj metaloj objektoj, tiam la kazo folioj estas glataj neta pilo. Sur la maldekstra flanko en la spaco kampo estas tri-truo kudrilo aŭ aleno. Meti ilin en la mezo de la plej bona libera spaco destinita por la maldekstra deŝovon, te distanco de ĉirkaŭ unu kaj duono centimetrojn. Tiu observado estas grava - ĉar alie post la prezento de dokumentoj ili estos malfacile legi.

Konsiloj por komforto

Se truoj havas brodas glataj por vi kerna, prenu truon stampilo. Sed memoru, ke tro da papero ĝin "tro malmola". Certigu ke ĉiuj tri truoj estis lokita al alteco unuforme kaj interspacigitaj de distanco de ĉirkaŭ 3 cm. La averaĝa el ili devus fali en la mezo de la paĝo.

Por malhelpi damaĝon al la portita folio kaj la kolapso de la negoco estas ofte rekomendita por meti la antaŭa kaj posta fulgurante fortigi kartono strioj. Tra ĝi estos preterpasita fadeno. Normala ĝia grandeco - 70 cm, sed en ĉiu kazo ĝi dependas de la dikeco de la pilo ..

Kiel trapikis truon 3

Jen la enhavo de ĉi tiu algoritmo fajlado dokumentoj. Unue, la kudrilo estas pasita de la mezo de la aperturoj, kun la malantaŭo de la fino de la fadeno restas. Sekvita vdet supre de lia truoj. Rezulte, ambaŭ randoj de la stako montrata sur spezo kudris folioj. La nadlo estas tirita tra la fundo de la truoj kaj tiri ŝnuron sur la antaŭa flanko. Tiam denove preterlasas la kudrilo en la centro truo. Do nia fadeno estis tirita tra ĉiujn necesajn truojn, post kiuj ambaŭ ekstremaj estas fiksitaj al la malantaŭo de la dokumento forta nodo. Retenis la finoj longitudo de ĉirkaŭ 5 cm.

Rekte sur la kunveno estas gluita paperfolion kun la vortoj de certigo. Sube ni rigardas la teknologio de lia produktado.

La dokumento povas esti kudritaj kaj kun 4 truoj. Kiel fari ĝin? La procedo ne estas komplikita. Kvar truoj boris vertikale simetrie kun la aranĝo sur komuna akso. Forlasante la vosto fadeno sur la malantaŭo flanko de la unua malfermo, direktante kudreroj firmware tiam ligi nodo kiel priskribita supre. Firmware devus duobligi dufoje por certigi fortikeco kaj fidindeco.

certecon surskribon

La sekva etapo post la kalkulo kaj la firmware - la provizo de nia negoco de certigo aliĝon. Kio estas? Ĉi glumarkon grandeco 4x6 cm kun la teksto "laĉis kune kaj numeritaj folioj ..." (ilia nombro estas indikita per nombro, kaj vortoj). Plue ŝtatoj la pozicion de la oficisto, bonvolu dokumenti la dato kaj persona subskribo. Se vi volas sigelu atesto, ĝi devas ankaŭ esti notita. La surskribo estas gluita sur la nodo ligis nin pintoj de la filamentoj kiu en ĉi tiu kazo devas resti liberaj. Subskribo pozo fine de la procedo, kiam la gluo sekigis. Ĉi tiu estas farita por malhelpi ĝin de disvastigo. Printing (se entute) afikso la parto al la folio parto sur la etikedo mem.

Kaj nur post interkonsento kudris, esploris, stampis subskribita kaj sigelita, ĝi povas esti sendita al la arkivo.

Drinki certecon surskribon devas esti serioza kaj atenta. Estis ŝi - dokumentitaj signoj de imuneco kazo. En kazo de malobservo de lia integreco aŭ dokumenti la emo ne estas akceptebla kontrolo korpoj, aŭ eble lia defio en tribunalo.

Kio kaj kial kudras

Estas devige ĉiuj stapled dokumentoj, pro por registranta en la arkivo aŭ en iu el la inspektado korpoj al kiuj la imposto aŭtoritatoj, pensio fonduso kaj multaj tiaj. Vi ne povas preni reen la dokumentoj gluita aŭ stapled uzante Stapler. Kiel jam dirite, en la kazo de ne-konformeco procedoj ĝi vi simple ne akceptos.

Tiaj proceduroj estas submetitaj ĉefe dokumentoj apartenantaj dungitaro kaj librotenado. Tiuj, kiuj kompletigis la traktadon de la posta jaro, estos deponita en la arkivo de la organizo aŭ entrepreno. La speciala arkivajn institucioj publikigi la kazo kun la antaŭa jura reteno periodo. Ĝi estas difinita per leĝo, depende de la speco de dokumento. Ekzemple, almenaŭ 75 jaroj estas postulata por konservi notaria rekordoj, libroj kaj dokumentoj de la ekonomia konto de dungitaro informon.

La breto vivo de dezajno desegnoj estas multe pli malgranda - nur 20 jarojn maljuna. Foto dokumentado faritaj por prizorgi 5 jaroj. La arkivo institucioj devas esti deponitaj en la kazo de kaj publikaj kaj privataj entreprenoj. La tasko de ajna ne-ŝtataj aktoroj - konkludi kun la Federacia arkivo servo de ĉi tiu kontrakto.

Oni devas memori, ke la ĝustan firmware dokumenton havas nur unu dungito, kiu havas tiun devon literumita ekstere en la laboro priskribo. En la kazo de malalta kvalito komponaĵo dokumenton proponas iuj sankcioj, speciale en la kazo de ŝanĝoj aŭ manko de iuj gravaj paĝoj.

Ni reiru al la teknologio Binder

La supre priskribita reticulado metodoj estas taŭga por ambaŭ rezervo kaj imposto inspektado. Sed la prezento de librotenado dokumentojn, stokita dum longa tempo (pli ol 10 jaroj) devus esti aparte forta - ofte sur 5 truoj. De certigo aliĝo estas farita sur speciala histo papero, por klare videbla glumarkon lokita sub la unuo kaj ne estas dubo pri la integrecon de la dokumento.

Se la kondiĉoj de la oficejo truo punĉo konvencia papervendejo Punchers do se necese, doni grandaj volumoj de papero dokumentoj (ekzemple, en preso) uzas profesiaj teamoj en la formo de Borado maŝinoj aŭ deviga maŝino. Tiaj mekanismoj havas seriozajn potenco kaj povas esti aŭ mano-operaciita kaj ekipita kun elektra veturado.

maŝino meĥanismo

La bazo de ĉi tiuj sistemoj aŭ maŝinoj - la klasika metodo de uzi fontojn. Tia Bookbinding maŝino estas ekipita kun aparato por la borado. Alia mekanismo de la dokumento en la brocheta printempo de plasto, post kiuj la supro kaj fundo de la unuo aldonita kartono aŭ plasto portitaj.

La avantaĝo de devigaj maŝino estas la eblecon de ligado grandega dokumentoj. La dikeco de la bloko povas esti ĝis 500 paĝoj. Kaj ankaŭ - la kapablo forigi aŭ kompletigi paĝojn kaj folioj jam ligita dokumento. La malavantaĝoj estas tre serioza, kaj la komplekseco ne estas tro alta forto.

Se la Bookbinding maŝino por registranta dokumentojn ekipitaj per metalaj risortoj, kio estas metita al certa ŝtupo kaj pugnofrapis truoj, respektive, al ĝi, la papero blokoj estas eluzitaj sur fleksebla printempo ŝtalo, kiu tiam estas kunpremita kaj ŝlosita. Avantaĝoj de la aparato kun metalaj risortoj - pli presentable finan formon kaj plibonigita fidindeco kompare al la devigaj de plasto fontoj. Sed samtempe enigi aŭ forigi la folioj sen damaĝo neebla.

Krom la fonto, ekzistas aparatoj operacii sur la principo de la deviga al la plasta kombilon, kiujn la dentoj buklo. Estas ankaŭ ligas la spiralo, konata al ni sur la skribtablo kalendaro, kajeroj kaj taglibroj. Post pugnobatante truojn en ili serpentumis spiralo (3-4 turnas mane, la alia aŭtomate).

Progreso ne haltu

Kio estas termika deviga? Ĝi estas moderna maŝino por registranta dokumentoj, kiu povas esti rapide kaj iliaj ne-disigebla konekton. Kun termoperepletnyh maŝino povas kompletigi grandan nombron de materialoj, tiel kiel desegni supren individuajn kopiojn. Ĉi tiu varianto estas aparte taŭga poŝtita raportoj, kontraktoj kaj varbaj materialoj.

Laborante maŝino de ĉi tiu tipo por la uzo de devigaj termokoreshkov kaj termooblozhek havante malsamaj koloroj kaj grandecoj. Depende de la nombro de folioj elektitan termooblozhka kazo certa dikeco, do ĉiuj kune metitaj en la maŝino. La interna flanko de la kovrilo fino lanugo tavolo de polimeraj adhesivo. La maŝino estas provizita per hejtado elemento per kiu la polimero estas fandita kaj ĉiuj folioj estas stampitaj en varmega tavolo.